Representation
Riktlinjer för representation
Definition och förutsättningar för representation
Representationskostnader kan avse kostnader för mat, dryck, serveringsavgift samt gåvor. Representation kan rikta sig antingen utåt mot t.ex. företrädare för andra universitet och högskolor, företag, offentliga sektorn och andra organisationer (extern representation) eller också inåt mot skolans personal (intern representation).
Representation medges bara inom och i direkt anslutning till den ordinarie verksamheten vid högskolan och får bara ske i de fall och i den omfattning som det är motiverat av verksamhetens art. Exempel är inledande eller bibehållande av för skolan viktiga förbindelser, utgifter för jubileum samt utgifter för personalvård. Representationskostnader belastar alltid "värdens" budget.
Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Representation ska inte vara lyxbetonad och får inte vara av den karaktären att den kan äventyra skolans goda rykte. Alkoholhaltiga drycker i måttliga mängder kan tillåtas (dock inte starksprit).
Betalningsunderlag
På verifikationer som avser representation ska det klart framgå syftet med representationen, vilka personer som deltagit samt deras hela namn och funktion.
Extern representation
Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 300 kronor per person, inklusive moms. En högre kostnad per person ersätts endast om rektor i förväg har medgivit detta. Antalet interna representanter ska vara skäligt i förhållande till de externa representanterna samt relaterat till syftet med representationen.
Intern representation
I begreppet intern representation ingår personalvårdande aktiviteter (exempelvis personalfester), informationsmöten för anställda samt möten med högskolans olika nämnder. Kostnaden får vid intern representation uppgå till högst 250 kronor per person, inklusive moms. Intern representation bör inte förekomma oftare än vad som kan anses vara rimligt (normalt max tre gånger per år). I beloppet ska också eventuella kostnader för lokalhyra eller liknande inräknas. Intern representation i form av gåvor kan ges för mindre värden vid jul och som gåvor i samband med avgångar eller jämna födelsedagar.
Representation i hemmet
Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt. Vid denna typ av representation ställer RSV och RRV extra höga krav på redovisningen. Kvitto från livsmedelsbutik eller liknande ska bifogas. Vid representation i hemmet gäller samma högsta belopp per person och tillfälle som vid övrig representation.
Övrigt
Konferenskostnad för arbetsmöten och seminarier som sker tillsammans med ickeanställda betraktas inte som representation. Det erinras också om att representation (eller andra kontantutlägg) inte kan faktureras från egen firma. Verifikationen ska vara originalhandling från restaurang eller dylikt enligt riktlinjerna ovan.
Risker för mutor och bestickning Anställda inom den offentliga sektorn, och i synnerhet befattningshavare som utövar myndighet, får inte utsättas eller utsätta sig för risken att ens kunna misstänkas för korruption.